Politik for dataetik

Dataetik hviler på fondens værdier

Nordea-fonden er en erhvervsdrivende fond med et almennyttigt formål og en betydende filantropisk virksomhed, der skal afspejle ordentlig adfærd i alle handlinger både internt og overfor omverdenen.

Nærværende politik for dataetik er baseret på fondens håndtering af data, og hviler på de tre grundlæggende værdier i fonden:

• Engagement - skaber muligheder
• Respekt - bygger bro mellem mennesker
• Ordentlighed - er grundlag for tillid

Således bliver enhver form for databehandling- og indsamling foretaget på måde, der afspejler respekt for det enkelte individ og med henblik på kontinuerligt at forbedre ansøgningsprocessen og ønsket om at være til gavn og tilgængelig. Nordea-fonden støtter aktiviteter, der fremmer gode liv og arbejder derfor med en bred vifte af samarbejdspartnere (ansøgere, støttemodtagere, interessenter, leverandører m.v.).

Nordea-fondens politik for dataetik genbesøges af bestyrelsen for eventuel opdatering hvert år.

Formål

I forbindelse med Nordea-fondens uddelingsarbejde, projektopfølgning, kommunikation og videndeling, sker der dataindsamling på forskellige områder. Formålet med nærværende politik er at redegøre for Nordea-fonden generelle dataindsamling- og anvendelse med henblik på at sikre transparens.

Nærværende politik for dataetik suppleres af Nordea-fondens overordnede databeskyttelsespolitik samt persondatapolitik, der er tilgængelig på Nordea-fondens hjemmeside.

Data

De typer data som Nordea-fonden anvender og indsamler er alt overvejende af ikke-personhenførbar karakter, men kan i enkelte tilfælde være personhenførbart.

Der er primært tale om data som indsendes i forbindelse med fondsansøgning og forudgående vurdering af projekter, samt besøgsdata via trafikanalyseværktøjet Matomo i forbindelse med besøg på hjemmeside og tilmelding til videndelingsarrangementer. Der anvendes cookies i forbindelse med visning af videoer fra YouTube. Politik for cookies fremgår af hjemmesiden.

Som udgangspunkt, vil både ikke-personhenførbare og personhenførbare data blive indsamlet af Nordea-fonden via eksterne leverandører, der drifter fondens ansøgningssystem og hjemmeside. Dataindsamlingen foregår efter aftale med og på vegne af Nordea-fonden og der vil altid være indgået databehandleraftaler, der sikrer, at det sker i overensstemmelse med instrukser fra fonden.

Hvordan beskyttes data

Nordea-fonden overvåger løbende de potentielle cyberrisici i forbindelse med dataindsamling og -behandling både internt og hos databehandlere, ligesom der rapporteres på risici til fondens bestyrelse 5 gange årligt i forbindelse med bestyrelsesmøder. Hvert tredje år foretages en ekstern risikovurdering af fondens cybersikkerhed, senest foretaget i 2021.

Nordea-fonden køber ikke eksterne data fra andre parter.

Hvordan indsamles data

Indsamling og behandling af data sker primært via Nordea-fondens ansøgningssystem, i forbindelse med ansøgning til fonden, ved forhåndsvurdering af projekter på hjemmesiden samt i forbindelse med tilmelding til videndelingsarrangementer og nyhedsbrev.

Anvendelsen af data

Nordea-fonden benytter den indsamlede data til statistik, analyse, sagsbehandling og udvikling med henblik på at sikre en optimering af Nordea-fondens arbejde som almennyttig, uddelende fond.

Data indsamlet af Nordea-fonden, eller eksterne leverandører på vegne af Nordea-fonden, sælges ikke til tredjeparter.

Anvendelse af data i det daglige arbejde, er forankret i nedskrevne forretningsgange på tværs af Nordea-fondens afdelinger. Medarbejdere involveres og trænes årligt via awareness-workshops med GDPR og forsvarlig dataindsamling og -behandling som omdrejningspunkt, ligesom retningslinjer vedr. dette er en del af intro-programmet til nye medarbejdere. I tillæg til nærværende politik for dataetik, har fonden i 2021 udarbejdet et adfærdskodeks, som mere generelt beskriver retningslinjer for medarbejderes adfærd.

Nye teknologier

I forbindelse med ibrugtagning af nye teknologier og IT-systemer, vil Nordea-fondens daglige ledelse inddrages og være ansvarlig for IT-sikkerheden. Derudover undersøges, hvorvidt den anvendte data indeholder personhenførbare data. Såfremt dette er tilfældet, vil Nordea-fondens daglige ledelse sikre, at databeskyttelsesforordningen overholdes. For mere information i forbindelse med behandling af personhenførbare data henvises til Nordea-fondens databeskyttelsespolitik og persondatapolitik på hjemmesiden.

Ansvar

Det overordnede ansvar i forbindelse med beslutninger, brug og implementering af nye teknologier samt brugen af ikke-personhenførbare og personhenførbare data er forankret hos Nordea-fondens daglige ledelse, der løbende bliver inddraget og foretager en evaluering heraf.

Det dataetiske kompas