Behandling af personoplysninger

Juridisk enhed

Den juri­di­ske enhed, som er ansvar­lig for behand­lin­gen af dine per­so­nop­lys­nin­ger er:

Nordea-fonden
CVR-​nr. 13 50 43 93
Overgaden neden Vandet 11
1414 Køben­havn K

kontakt@nordeafonden.dk
Tel. 4060 3040

Hvilke oplysninger registrerer vi og hvorfor?

Her kan du se, hvordan Nordea-fonden registrerer og bruger de oplysninger, du som ansøger, som abonnement på nyhedsbrev, eller som bruger af andre af vores tilbud/services bliver bedt om at indtaste.

Du kan også se, hvilke spor du sætter, når du i øvrigt bruger de tilbudte services eller søger på hjemmesiden.

Oplysninger, som du selv indtaster

Som ansvarlig for håndtering af de persondata, du afgiver, lægger vi vægt på at beskytte dem, så du kan føle dig tryg ved at overlade os de data, vi beder om. Og vi behandler data efter gældende lovgivning.

Behandling af ansøgning om fondsmidler

Ved udfyldelse af ansøgningsskemaer bliver du bedt om at indtaste en række oplysninger, herunder personoplysninger.

Per­so­nop­lys­nin­gerne anven­des i forbindelse med sagsbehandling af ansøgning om fondsmidler, herunder i den løbende kommunikation med dig som ansøger eller relevante personer i projektejers organisation.

De oplys­nin­ger, vi behand­ler om dig er nød­ven­di­ge for, at vi kan leve­re en fag­ligt for­svar­lig og kor­rekt ansøgningsbehandling. Det er fri­vil­ligt, om du giver os oplys­nin­ger­ne; men hvis du ikke giver os kor­rek­te og fyl­dest­gøren­de oplys­nin­ger, kan det være til hin­der for, at vi kan behandle din ansøgning.

Vi behand­ler føl­gen­de kate­go­ri­er af per­so­nop­lys­nin­ger om dig:

Almin­de­li­ge per­so­nop­lys­nin­ger:
Navn, adres­se, e-mail, tele­fon­num­mer, arbejdstitel/beskæftigelse i organisationen. Kun i forbindelse med ansøgning om individuelle studierejselegater behandles desuden CPR-num­mer samt personlige kontooplysninger.

Sær­li­ge kate­go­ri­er af per­so­nop­lys­nin­ger ("føl­som­me oplys­nin­ger"):
Oplysninger om CPR-nummer og private kontooplysninger er nødvendige for behandling af ansøgning om studierejselegater.

Oplys­nin­ger om dine hel­breds­for­hold eller andre følsomme oplysninger som f.eks. race, religion eller seksuel orientering er ikke relevante i forhold til ansøgning til Nordea-fonden. Vi indsamler ikke af egen drift sådanne oplysninger, og de vil alene forekomme i vores sagssystem, hvis du af egen drift har indsendt dem.

Kilder:
Vi ind­sam­ler alene oplysninger direk­te fra dig via vores ansøgningsskema på hjemmesiden som du har udfyldt med henblik på at lade Nordea-fonden vurdere en fondsansøgning.

Behand­lings­grund­lag:
Vi behand­ler per­so­nop­lys­nin­ger base­ret på føl­gen­de behand­lings­grund­lag:

• Persondataforordningens arti­kel 6.1.f (Persondata, der er nød­ven­dige for for­føl­gel­sen af legi­ti­me inter­es­ser for Nordea-fonden)

samt

• Persondataforordningens arti­kel 6.1.c (Persondata, der er nød­ven­dige at overholde en retlig forpligtelse om indberetning og dokumentation af uddelinger).

De legi­ti­me inter­es­ser, vi for­føl­ger er:

At kun­ne kommunikere direkte i forbindelse med ansøgningsbehandling.

I det omfang ansøgningen fører til en bevilling anvendes personoplysningerne desuden i forbindelse med udbetaling af midler, i den efterfølgende løbende projektkommunikation gennem hele projektets løbetid samt i forbindelse med en evt. efterfølgende afrapportering.

De retlige interesser, vi forfølger er:

At kunne efterleve vores indberetningspligt efter skattekontrolloven, hvorefter alle uddelinger skal indberettes til SKAT. Ansøgninger er ofte knyttet til et CVR-nummer. I relation til studierejselegater behandles dog ansøgers CPR-nummer: Dette både som sikker identifikation, samt i forbindelse med indberetning af et legat til SKAT.

I det omfang ansøgningen gives afslag slettes personoplysningerne efter endt sagsbehandling.

Modtagere:
Vi deler som udgangspunkt ikke dine per­so­nop­lys­nin­ger med andre. Dog kan vores eksterne IT-​leve­randører (Vivant, Formpipe, Operate) i forbindelse med sup­port få adgang til oplysningerne. Det sker da inden for rammerne af databehandleraftaler, der lever op til persondataforordningen.

Da fonden efter skattekontrolloven er indberetningspligtig til SKAT for samtlige uddelinger bliver du som privatperson, der søger om studierejselegat bedt om at angive dit CPR-nummer. Dette videregives til SKAT ved indberetning af uddelingen.

Vi over­fører ikke dine per­so­nop­lys­nin­ger til lande uden for EU/EØS

Vi opbevarer alene CPR-numre på de ansøgere, som modtager en uddeling.

CPR-numre, der tilhører ansøgere, som meddeles afslag, slettes efter endt sagsbehandling.

Opbe­va­ring:
Vi opbe­va­rer per­so­nop­lys­nin­ger så læn­ge det er nød­ven­digt til de formål, der er nævnt; Ansøgningsbehandling, projektkommunikation, projektopfølgning. Skatteindberetning og bogføring.

Fonden er forpligtet til at opbevare bogførings- og regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

Konsekvenser ved behandlingen:
Vi behand­ler alene personoplysninger om dit navn, adres­se og tele­fon­num­mer samt for individuelle legater til studieophold i udlandet baseret på dine egne oplysninger. I praksis vil vi i kraft af oplysningerne have mulighed for at kontakte dig med henblik på yderligere oplysninger til brug for ansøgningsbehandling eller i den løbende projektkommunikation.

For så vidt angår individuelle legater til studieophold i udlandet anvendes oplysningerne desuden til at sende dig besked om resultatet af ansøgningen; uddeling af legat eller afslag på ansøgningen, overførelse af midler til din konto samt i forbindelse med indberetning af legater til SKAT.

Tilmelding til Nyhedsbrev, deltagelse i arrangementer etc.

Ved rekvirering af materiale, abonnement på nyhedsbreve, tilmelding til arrangementer i regi af Nordea-fonden mv. bliver du, gennem en formular på vores hjemmeside, bedt om at indtaste bestemte oplysninger, herunder personoplysninger. Der er alene tale om almin­de­li­ge per­so­nop­lys­nin­ger som: Navn, adres­se, e-mail, tele­fon­num­mer, arbejdstitel/beskæftigelse i organisationen.

Per­so­nop­lys­nin­gerne anven­des henholdsvis til at kunne sende materiale til dig, til at sende dig bekræftelse og anden information vedrørende arrangementer du har meldt dig til, eller for automatisk at kunne sende dig vores nyhedsbrev.

Vi indsamler alene oplysninger fra dig, modtaget enten via formularer på hjemmesiden eller givet ved henvendelse til en af vores medarbejdere.

Behand­lings­grund­lag:
Indsamlingen af per­so­nop­lys­nin­ger nævnt ovenfor er base­ret på føl­gen­de behand­lings­grund­lag:

• Persondataforordningens arti­kel 6.1.a (Persondata, hvor den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål)

Samt

• Persondataforordningens arti­kel 6.1.f (Persondata, der er nød­ven­dige for for­føl­gel­sen af legi­ti­me inter­es­ser for Nordea-fonden)

De legi­ti­me inter­es­ser, vi for­føl­ger er at kun­ne kommunikere direkte i forbindelse med den ydelse, du har tilmeldt dig/bedt om. Formålet er det samme, når du har givet samtykke til f.eks. løbende at modtage vores nyhedsbrev.

Modtagere:
Vi deler som udgangspunkt ikke dine per­so­nop­lys­nin­ger med andre. Dog kan vores eksterne IT-​leve­randører (Vivant ApS og Operate) i forbindelse med sup­port få adgang til personoplysninger. Det sker da inden for rammerne af databehandleraftaler, der lever op til persondataforordningen.

Opbe­va­ring:
Vi opbe­va­rer per­so­nop­lys­nin­ger så læn­ge det er nød­ven­digt til de formål, de er indsamlet til. Det betyder, at:

• Tilmeldinger til nyhedsbrev slettes straks, når abonnementet opsiges.
• Tilmelding til arrangementer slettes eller anonymiseres efter arrangementet har været afholdt.
• Tilmelding til kurser opbevares i et år fra kursets afslutning, hvorefter de anonymiseres eller slettes.

Fonden er forpligtet til at opbevare evt. bogførings- og regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører

Konsekvenser ved behandlingen
Vi behand­ler alene personoplysninger om dit navn, adres­se og tele­fon­num­mer baseret på dine egne oplysninger. I praksis vil vi i kraft af oplysningerne have mulighed for at kontakte dig med henblik på at levere den ydelse du har tilmeldt dig eller indhente yderligere oplysninger. Hvis ikke du afgiver disse informationer, kan det være til hinder for at vi kan yde den service, som du har efterspurgt.

Analyse og evaluering

Personoplysninger indsamlet i forbindelse med ansøgning til Nordea-fonden vil i visse tilfælde blive videregivet til en ekstern samarbejdspartner, som bistår fonden med analyse og evaluering af fondens indsatser. Analyse- og evalueringsarbejdet sker med henblik på at dele erfaringer og viden til fremme for almennyttige projekter i hele landet. Videregivelse sker bl.a. ved pulje-indsatser som Liv i det lokale, Her bor vi, Her gror vi og Mere udeliv i SFO og klub, hvor fonden har vurderet at særligt erfarings- og vidensdeling kan bidrage til fremme af almennyttige indsatser for en bred målgruppe. Videregivelse sker også i forbindelse med bredere ansøgeranalyser, som foretages på tværs af fondens uddelinger årligt.

Kategorier af personoplysninger

Der er tale om almindelige personoplysninger som navn, adresse, e-mail, telefonnummer, arbejdstitel og projektinformationer indsendt i forbindelse med ansøgning til fonden.

Kilder

Vi ind­sam­ler alene oplysninger direk­te fra dig via vores ansøgningsskema på hjemmesiden som du har udfyldt med henblik på at lade Nordea-fonden vurdere en fondsansøgning.

Behandlingsgrundlag

Vi behandler disse almindelige personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

GDPR Artikel 6.1.f, da vores behandling er nødvendig for forfølgelsen af vores legitime interesser. De legitime interesser, vi forfølger, er:

At kunne udarbejde analyser og evalueringer baseret på projekter med en relation til os, som kan medvirke til øget læring og vidensdeling i samfundet samt fremme almennyttige formål i hele landet, og at kunne kommunikere med dig i forbindelse hermed.

Modtagere

Vi deler dine oplysninger med eksterne partnere og vidensinstitutioner i form af Københavns Universitet og eventuelle andre, der varetager analyse- og evalueringsopgaver for os. Eventuelle resultater fra analyse- og evalueringsarbejdet publiceres på vores hjemmeside og kan blive delt i forbindelse med vores vidensdelingsaktiviteter i form af konferencer, videndelings-webinarer, interne workshops og blandt vores støttede projekter.

Opbevaring

Vi opbevarer personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til. Det betyder at: Personoplysninger afgivet i forbindelse med ansøgning til fonden, og som bruges i analyse- og evalueringssammenhæng, slettes senest ½ år efter afslutning af analyse- eller evalueringsopgaven. Den normale varighed af analyse- og evalueringsarbejdet spænder fra 1-3 år efter indsendelse af ansøgning til fonden, men i enkelte tilfælde længere.

Brug af hjemmeside

Hos Nordea-fonden gør vi brug af cookies, med det formål at forbedre hjemmesiden, og give dig den bedste brugeroplevelse. Vi benytter trafikanalyseværktøjet fra Matomo til at følge de besøgendes brug af siderne. Nordea-fonden benytter desuden Facebook-pixel til at målrette effekten af vores annoncering på baggrund af de handlinger som de besøgende foretager sig. Formålet er at sikre, at annonceringen på Facebook bliver vist til de rette brugere og til opbygningen af annoncegrupper.

På vores hjemmeside viser vi enkelte videoer fra YouTube. YouTube sætter en cookie, som vi ikke kan slå fra. YouTube benytter cookies til at følge brugen af videoen og målrette markedsføring.

Kategorier af personoplysninger

Der indhentes almindelige personoplysninger som: Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, arbejdstitel samt IP-adresse. Personoplysninger anvendes for at målrette annonceringen på Facebook.

Kilder

Vi indsamler oplysninger om dig via trafikanalyseværktøjet Matomo, via Facebook Pixel og Youtube, så vi kan sikre en løbende optimering af hjemmesiden og målrette vores kommunikation. Nordea-fonden anvender udelukkende cookies for at optimere brugeroplevelsen og målrette kommunikationen mod relevante, almennyttige parter

Behandlingsgrundlag

Vi behandler de ovenstående almindelige personoplysninger på følgende grundlag:

Artikel 6.1.a (Persondata, hvor den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.)

Artikel 6.1.f. da vores behandling er nødvendig for forfølgelsen af vores legitime interesser. De legitime interesser, vi forfølger, er: Sikre funktionalitet og at hjemmesiden fungerer optimalt.

Modtagere

Vi bruger cookies til at målrette vores annoncer over for dig på andre hjemmesider. Tredjepartscookies deles fx med Sleeknote, Facebook og Youtube.

Opbevaring

Vi opbevarer personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til.

Læs mere om vores cookie-politik.

Brug af billeder i kampagner

Nordea-fonden producerer løbende kampagner bestående af film og fotos, som har til formål at gøre opmærksom på, at man kan søge om støtte til projekter der fremmer gode liv.

Det er er tale om både nationale og lokale kampagner, som består af film, plakater, fotos og annoncer til både lokale og nationale trykte medier samt alle tænkelige SoMe-platforme og fysiske placeringer i bybilledet.

Kategorier af personoplysninger

Der er tale om fotos og videoer af deltagere og herunder evt. i kombination med almindelige personoplysninger såsom navn og arbejdstitel.

Kilder

Vi indsamler oplysninger fra dig, via direkte henvendelse fra fondens side i henhold til indsendte ansøgninger. Al brug af billedmateriale ifht. kampagner foregår i overensstemmelse med en forudgående aftale om brug af dette.

Behandlingsgrundlag

Artikel 6.1.a (Persondata som angivet ovenfor, hvor den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.) Såfremt der er indgået modelkontrakter, vil grundlaget for behandlingen være artikel 6.1.b, som er nødvendig for at kunne opfylde aftalen.

Modtagere

Billedmateriale og videomateriale deles i forbindelse med kampagner via fondens egne kanaler og i trykte og digitale medier, samt på SoME-platforme og fysiske placeringer i bybilleder.

Opbevaring

Vi opbevarer personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til. Det betyder at billed- og videomateriale slettes efter 5 år.

Overførsler til lande uden for EU/EØS

Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.

Dine rettigheder i forhold til persondata

Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse af eller sletning af dine personoplysninger.
• Du har også ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke. Du kan tilbagekalde dit samtykke og gøre brug af dine rettigheder som anført nedenfor. 

• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde: 

Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på artikel 6, stk. 1, litra e (samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning), se ovenfor under behandlingsgrundlag, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation.
Ligeledes har du en ubetinget ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, hvis vi behandler dine oplysninger med henblik på direkte markedsføring.

Du kan gøre brug af dine ret­tig­he­der ved at kon­tak­te os på kontakt@nordeafonden.dk

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Sidst opda­te­ret december 2022